全院各部门：
根据今年学院档案工作安排，2013年档案归档工作现已经开始，请各单位将2012年产生的（以及往年应归档，但尚未归档的）所有文件、归档材料整理移交学院档案室。现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围
1. 2012年1月1日至12月31日期间，学院党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
各单位文件材料归档范围请参照《黄河水院档案归档范围和保管期限表》。《黄河水院档案归档范围和保管期限表》请到学院档案室查阅。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3.各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。
二、归档要求
1.各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学院档案室。任何单位和个人不得据为己有。
2.凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。
3.文件类的归档材料实行以件为单位归档。院内发文要附文件正本、底稿、发文签,有附件的文件材料要附附件。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料，发文签及正文须盖发文单位的公章，发文签上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。
4.请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
5.教学、科研、基建、出版、设备及其科技开发等专业性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。
6.立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。
7.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
8.移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向档案室工作人员联系咨询。
9.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸档案相符的标题及时间。
三、档案的移交
1.归档验收
移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续
归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单（档案目录），清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。
3.归档移交时间：
文书档案（党政管理部门和能按年度归档的部门），请于2013年6月30日前移交2012年度归档材料。
科技档案（教学部门和需按教学年度归档的部门），请于11月底前移交上一教学年度的归档材料。
科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
其它档案的归档时间按有关规定执行。
档案移交地点：学院档案室（图书馆5楼）
联系电话：3658065 3658158
